Dokumentacja szkolna z czasem staje się mniej istotna i może obciążać przestrzeń archiwum. Wiele placówek edukacyjnych staje przed pytaniem: kiedy można legalnie i bezpiecznie zniszczyć dokumentację, która stała się zbędna? Przedstawiamy warunki, które muszą zostać spełnione, aby szkoła mogła prawidłowo dokonać tzw. brakowania dokumentacji, czyli jej selektywnego usuwania z archiwum.
Przechowywanie i niszczenie dokumentacji niearchiwalnej
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumenty szkolne takie jak dzienniki zajęć lekcyjnych są zaliczane do kategorii archiwalnej B5. Oznacza to, że są to dokumenty niearchiwalne, które należy przechowywać przez okres pięciu lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po zakończeniu spraw dokumentowanych w danym roku szkolnym. Po upływie tego terminu, szkoła może rozważyć usunięcie tej dokumentacji, jeżeli nie posiada ona już wartości dowodowej ani użytkowej.
Jak wygląda proces utylizacji dokumentów?
Proces selektywnego usuwania niepotrzebnych dokumentów jest ściśle regulowany prawem. Zgodnie z art. 5 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, każda jednostka, w tym szkoły, musi uzyskać zgodę od dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej. Procedura ta wymaga przygotowania i złożenia szczegółowego wniosku, który zawiera m.in. dane identyfikacyjne szkoły, charakterystykę dokumentacji do usunięcia, a także oświadczenie o zakończeniu okresu jej przechowywania.
Dokumentacja do brakowania powinna być dokładnie opisana w spisie, który jest integralną częścią wniosku. Należy w nim podać m.in. tytuł jednostki dokumentacji, okres, z którego pochodzi, oraz jej ilość wyrażoną w odpowiednich jednostkach miary.
Dyrektor archiwum państwowego, po otrzymaniu wniosku, dokonuje analizy przedstawionych materiałów i na tej podstawie może wydać zgodę na brakowanie. Ważne jest, aby wszystkie wymagane informacje były kompleksowe i prawidłowo przedstawione. W przypadku wykrycia nieścisłości lub braków, dyrektor archiwum ma prawo odmówić wydania zgody, wskazując jednocześnie kierunek ewentualnych poprawek.
Zgoda na zniszczenie dokumentacji jest formalnym dokumentem, który określa, które dokumenty mogą zostać usunięte oraz sposób ich zniszczenia. Jest to finalny etap, po którego otrzymaniu szkoła może przystąpić do fizycznego zniszczenia dokumentacji. Szkoły mogą skorzystać z utylizacji dokonanej przez profesjonalną firmę https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/niszczenie-dokumentow-w-systemie-bezpiecznych-pojemnikow/.
Postaw na odpowiedni proces utylizacji dokumentacji
Zniszczenie zbędnej dokumentacji szkolnej to proces wymagający dokładnego przestrzegania procedur prawnych. Szkoły muszą nie tylko odpowiednio przechowywać dokumenty przez określony czas, ale również pamiętać o uzyskaniu niezbędnych zgód przed ich usunięciem. Działania te mają na celu zapewnienie, że proces usuwania dokumentacji jest zarówno legalny, jak i odpowiedzialny, chroniąc zarówno dane osobowe, jak i historyczną wartość niektórych dokumentów. Dzięki ścisłemu przestrzeganiu procedur szkoły mogą skutecznie zarządzać swoimi archiwami, zwalniając przestrzeń i zasoby dla nowych, bieżących dokumentów. W razie problemów mogą skorzystać z usług firm takich jak Rhenus Office Systems Poland